APPELS D'OFFRES, FACTURES, COMMANDES

• Réponses aux appels d'offres marchés publics (existe des dispositions spécifiques)
• Réponses aux appels d'offres marchés privés
• Envois des devis et commandes
• Envois des factures à des professionnels et particuliers (pour les professionnels, facture conforme au code général des impôts)

RECOUVREMENT DE CRÉANCES

• Mises en demeure, relances

RÉSILIATION CONTRAT

• Annuler un contrat commercial (client/partenaire)
• Résilier un contrat EDF
• Résilier un contrat de téléphone portable et abonnement Internet (pour les professionnels)

DROIT DU TRAVAIL

• Remise bulletins de paie
• Démission d'un contrat de travail
• Rétractation suite rupture conventionnelle
• Envoi de reçu pour solde de tout compte

Antériorité (preuve)

Attestation qui certifie la détention d'un document électronique à un moment précis.
Cette preuve comporte :

• une empreinte numérique du document,
• une date et une heure fiables.

Archive

Définition code du patrimoine : "les archives sont l'entièreté des documents, quelles que soient leur forme, date et support matériel, produits ou reçus par toute personne physique/morale, et par tout service ou organisme public/privé, dans l'exercice de leur activité."

Archivage

Système sécurisé de conservation de documents authentiques. Ensemble des actions, méthodes et outils mises en œuvre pour archiver à moyen ou long terme des informations dans le but de les utiliser éventuellement ultérieurement. conservation volontaire/sécurisée/organisée et pour une période assez longue.

Archivage à vocation probatoire

Système d'archivage sécurisé des documents avec valeur juridique de conservation. Les documents gardent leur valeur d'origine.

Coffre fort numérique

Système de dématérialisation des documents sécurisé d'archivage via Internet. Conformité, traçabilité, confidentialité, disponibilité, durabilité des informations.

Dématerialisation

Transformation de support matériels d'informations (généralement documents papiers) en données informatiques.

Fondement de l'archivage légal

Ecrit probant éléctronique ou numérique. 3 critères : Authenticité, Intégrité, Accessibilité

Horodatage

Service qui groupe un évènement et une heure afin d'établir de manière fiable l'heure à laquelle cet évènement s'est déroulé.

Non répudiation d'un échange

Preuve qu'un message est bien envoyé d'un emetteur spécifié pour parvenir à un récepteur lui aussi spécifié.

Sauvegarde

Actions, techniques et outils destinés à dupliquer des contenus électroniques, principalement ceux évalués comme sensibles, et à les sécuriser dans un but de restauration, en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont stockés. Le contenu enregistré est modifiable ou remplaçable. La durée de la sauvegarde est déterminée par sa périodicité et est le plus souvent à court terme. Système sécurisé de copie des documents (image à un instant donné).

Stockage

Actions, méthodes et outils permettant d'enregistrer des contenus électroniques et servant de base de traitement des contenus.

Valeur probante

Valeur juridique (preuve valable devant les tribunaux) caractérisée par 5 points :

• Intégrité : Garantie de restitution des documents à l'identique (fonction première du coffre-fort)
• Authenticité : Garantie d'identification des utilisateur du coffre (identité qualité auteur : signature electronique cryptologie tiers certificateur)
• Traçabilité : Garantie de sauvegarde des mouvements dépôts et retraits dans le temps (qui, quoi et quand ?)
• Accessibilité : Garantie de lecture dans le temps (conversion de document en format pérenne : pdf)
• Réversibilité : Garantie de libre restitution des documents à n'importe quel moment.

De la confiancepour une pratique durable

MINISTERE BELGE DE L’EMPLOI ET DU TRAVAIL :Archive les 500.000 dossiers des employeurs constitués de documents administratifs et courriers dont le nombre ne cesse d’augmenter d’année en année.

La maison de repos « HOSPICE HERSET » : utilisel’archivage pour diminuer les dossiers papier et permettre un accès sécurisé aux documents archivés (documents comptable, fournisseurs, …) le courrier numérique pour diminuer les coûts liés aux envois classiques.

Des échanges électroniq ues contrôlés ...

Le BARREAU DE BRUXELLES nous fait confiance : Depuis2005 l’Ordre Français des avocats du Barreau de Bruxelles élit chaque année ses représentants et son bâtonnier par un système de double enveloppe électronique garantissant l’anonymat du vote. Plus de 80% des avocats ont opté pour le vote électronique ce qui a engendré une hausse du nombre de votants de plus de 25% en 5 ans.

Sécurité et traçabilité de la solution...

ABATTOIRS DE LIEGE Traçabilité et archivage des cartes « sanitel » (carte d’identité des bovins) qui permettent de suivre le parcours d’élevage des bovins depuis leur naissance jusqu’à l’abattage. Les cartes sanitel sont ensuite archivées et envoyées à l’Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire.

Conservation et consultation pérene de documents ...

PHOTOTHEQUE DU LUXEMBOURG : Archive et consulte quelque 200.000 photos de la ville et de la province du Luxembourg. Avant l’importation numérique directe des photos dans la solution d’archivage, les négatifs des photos étaient scannés et transformés en support numérique avant d’être insérés dans la solution d’archivage.

VILLE DE LUXEMBOURG : Client depuis 2002, le service administratif de la ville de Luxembourg archive et consulte 7.500.000 documents. Il s’agit des fichiers d’impôts fonciers, de taxes communales et des factures Energie de la Ville.

EUROPA BANK :L’archivage installé permet de consulter les millions de pages archivées dans des dossiers électroniques liés à des droits d’utilisateurs. L’application de gestion de la banque et la solution d’archivage se complètent pour assurer une conservation pérenne des documents qui peuvent aussi être consultés : dossiers crédits, dossiers contentieux, copies cartes d’identité etstatuts…

Sécurité ...

F. VAN LANSCHOT BANKIERS LUXEMBOURG : Projet complet “zéro papier” articulé autour de solutions de gestion documentaire et d’imagerie permettant un accès sécurisé aux documents archivés. La solution intègre destechniques d’encryption et de sécurité très avancées.

Documents bancaires
(conservation à 10 ans)

• Avis débit/crédit, ordres de virement
• Echelles d'intérêt, double des certificats d'avoirs fiscaux

Documents comptables et fiscaux
(conservation 10 ans)

• Comptabilité
• Bilans, comptes pertes, comptes de résultat et profits
• Balance générale annuelle
• Inventaires et livres inventaires
• Livre journal et grand livre
• Fiscalité
• Justificatifs et TVA
• Tout document relatif aux taxes, impôts et droits
• Contrats divers
• Contrats de prêts, leasing, assurances
• Factures clients/fournisseurs
• Bons de livraisons/réception et commandes
• Contrats d'acquisition et cession de biens immobiliers et fonciers
• Et autres immobilisations

Documents sociaux
(conservation 30 ans)

• Statuts et actes de société : fusion, cession et modification
• Pièces modificatives des statuts
• Registres des titres nominatifs et à souche (actions/obligations)
• Rapport des gérants et commissaires aux comptes
• Comptes sociaux, d'exploitation, pertes et profits

Documents commerciaux
(conservation 10 ans)

• Tout contrat et correspondance entre commerçants ou non commerçants
• Accords commerciaux
• Commandes clients/fournisseurs

Documents relatifs au personnel
(conservation 5 ans)

• Bulletins de paie
• Registres et états du personnel
• Livres de paie
• Reçus solde de tout compte et doubles certificats de travail
• Doubles bordereaux paiement cotisations sociales
• Journaux et récapitulatifs des charges sociales

Documents relatifs au personnel
(conservation illimitée)

• Dossiers accidents du travail ou maladie professionnelle
• Donnant lieu à réparation